Politica de confidențialitate

De revizuit de un consilier juridic înainte de a fi considerată definitivă. Textul de mai jos descrie exact ce face sistemul asociației astăzi; forma juridică rămâne de confirmat. Actualizat la 22 august 2026 cu cererea de adeziune online, plata declarată a cotizației, transferul de proprietate, omologarea titlurilor și comenzile de servicii — completări care rămân de aprobat printr-o hotărâre proprie.

Cine prelucrează datele

Asociația Club Federal Chinologic – Royal, CIF 48828041. E-mail pentru orice chestiune legată de datele personale: contact@cfc-royal.ro.

Asociația nu are obligația legală de a numi un responsabil cu protecția datelor. Cererile se adresează direct la adresa de mai sus și primesc răspuns în cel mult 30 de zile.

Ce date prelucrăm și de ce

Nu prelucrăm date „în general”. Fiecare activitate are datele ei, temeiul ei și durata ei.

1. Comunicare și formularul de contact

Nume, adresă de e-mail, mesajul scris de tine. Temei: interesul legitim de a răspunde celui care ne scrie (art. 6 alin. 1 lit. f).

2. Calitatea de membru

Nume, date de contact, județ, evidența cotizației, codul de acces — păstrat doar ca amprentă criptografică; codul propriu-zis nu se păstrează nicăieri. Temei: executarea raportului asociativ și obligațiile legale ale asociației (art. 6 alin. 1 lit. b și c).

Cererea de adeziune (formularul online „Devino membru”): nume, e-mail, telefon, localitate/județ, mențiunile scrise de tine și, opțional, dovada plății taxei de înscriere. Acordul tău de prelucrare se consemnează cu textul și versiunea bifate. Cererea urmează drumul din Regulamentul intern (verificarea secretariatului, avizul Consiliului Director, hotărârea Adunării Generale), iar fiecare pas rămâne în istoricul ei. Temei: demersuri la cererea ta înainte de intrarea în raportul asociativ (art. 6 alin. 1 lit. b).

Plata cotizației declarată online: declarația ta, dovada de plată atașată și noul termen rezultat. Dovada e văzută doar de registratură și administrator. Reamintirile de scadență pleacă automat pe adresa din fișa de membru. Temei: executarea raportului asociativ (art. 6 alin. 1 lit. b).

3. Înscrierea la expoziții

Numele și datele de contact ale proprietarului, adresa, datele câinelui, actele încărcate (pedigree, carnet de sănătate) și dovada plății taxei de înscriere. Dovada plății e văzută de registratori și de administrator; nu ajunge la nimeni altcineva. Temei: executarea contractului de participare (art. 6 alin. 1 lit. b).

4. Registrul genealogic

Datele crescătorului și ale proprietarului, actele depuse pentru Declarația de Montă și Fătare, scanurile pedigree-urilor ascendenților, seriile certificatelor emise. Temei: ținerea evidenței originilor, ca organizație afiliată World Dog Federation, și executarea cererii tale (art. 6 alin. 1 lit. b și f).

Pe fișa publică a câinelui și la verificarea unui certificat prin cod QR, microcipul se arată mascat — doar ultimele patru cifre. Atât cât să recunoști fișa câinelui tău sau să compari cu actul pe care îl ții în mână, nu cât să poată fi folosit de altcineva. Întreg îl văd doar registratura, administratorul și crescătorul căruia îi aparține dosarul.

Transferul de proprietate al unui câine: numele, e-mailul, localitatea și (opțional) adresa noului proprietar, scrise de vânzător; confirmarea noului proprietar, dată prin linkul primit pe e-mail, ține locul semnăturii. La operare, numele și localitatea noului proprietar intră pe certificat și în cartea de origini, iar vechiul proprietar rămâne în istoricul actului; e-mailul nu intră niciodată pe act. Temei: executarea cererii părților și ținerea evidenței de origine (art. 6 alin. 1 lit. b și f).

Omologarea titlurilor de campion: numele și e-mailul solicitantului (care poate să nu fie membru), referința câinelui și titlul cerut. Temei: executarea cererii tale (art. 6 alin. 1 lit. b).

Comenzile de servicii (Carnet de Palmares, Starter Pack, expediere prioritară, urgențe, corectări): serviciul cerut, detaliile scrise de tine și dovada plății — văzută doar de registratură și administrator. Temei: executarea contractului (art. 6 alin. 1 lit. b).

5. Dosarul de sănătate al câinilor

Microcipul câinelui, rezultatele testelor depuse (displazie de șold și de cot, examen oftalmologic, ADN, teste genetice), cine le-a emis (medic sau laborator) și certificatul scanat. Testele sunt opționale. Certificatul e văzut de registratură, care îl verifică înainte ca rezultatul să apară public pe fișa câinelui; pe fișă apare rezultatul verificat, nu documentul. Datele de sănătate sunt despre câine; certificatul poate purta, în plus, numele medicului sau al proprietarului, așa cum sunt tipărite pe act. Temei: executarea cererii membrului și interesul legitim al asociației de a atesta calitatea reproducției (art. 6 alin. 1 lit. b și f).

6. Anunțuri de cuiburi

Când un crescător publică un anunț de cuib, alege el ce contact apare public — nume, telefon, e-mail — și câți pui sunt disponibili. Anunțul se leagă de o Declarație de Montă și Fătare a lui, e aprobat de registratură și rămâne public cel mult 90 de zile, după care se retrage singur; poate fi retras oricând, mai devreme. Nu se afișează prețuri. Temei: consimțământul crescătorului, care își publică propriul contact (art. 6 alin. 1 lit. a) — retras prin retragerea anunțului.

7. Școala de Arbitraj

Datele candidatului, parcursul la module, rezultatele testelor și ale examenelor, asistențele la ring, contestațiile și motivele lor, asumarea Codului Etic. Temei: executarea raportului de formare și interesul legitim al asociației de a putea proba pregătirea arbitrilor pe care îi autorizează.

8. Buletinul informativ și Buletinul Școlii

Adresa de e-mail, atât — plus dovada acordului: textul pe care l-ai bifat, versiunea lui, momentul cererii și al confirmării și o amprentă a adresei IP de la care au venit (nu IP-ul în clar). Legea ne cere să putem dovedi că acordul a fost dat (art. 7 alin. 1), iar dovada asta e singurul lucru care te apără dacă cineva ar susține contrariul. Temei: consimțământul tău (art. 6 alin. 1 lit. a).

Abonarea se face în doi pași: ceri abonarea de pe site, apoi confirmi dintr-un e-mail trimis la adresa aceea. Fără al doilea pas, adresa nu intră nicăieri — și cererea se șterge singură după 48 de ore. Așa nimeni nu te poate abona în locul tău.

Retragerea se face dintr-un singur clic, din orice mesaj primit: linkul din josul mesajului scoate adresa pe loc, fără cod, fără formular și fără să te întrebe de ce. Dovada acordului rămâne, cu momentul retragerii scris în ea — ca să putem arăta, la nevoie, exact când ai ieșit.

9. Jurnalul de audit și siguranța sistemului

Cine ce a făcut în registru și când, adresa IP a cererilor sensibile, jetoanele dispozitivelor recunoscute, numărul încercărilor de intrare eșuate. Temei: interesul legitim de a putea dovedi cine a emis un act și de a apăra sistemul împotriva accesului neautorizat.

Tot aici intră paznicul de intruziune: la fiecare cod greșit se notează ce fel de intrare s-a încercat, în ce oră și de la ce amprentă de adresă IP — niciodată adresa în clar și niciodată codul încercat. Fără aceste însemnări nu s-ar putea deosebi un om care și-a uitat codul de cineva care caută metodic o intrare. Se șterg singure după 30 de zile.

10. Fotografii de la evenimente

Vezi secțiunea de mai jos.

Cât timp păstrăm datele

Ce	Cât	De ce atât
Mesaje de contact	2 ani	cât poate dura o corespondență și urmările ei
Date de membru	pe durata calității de membru + 5 ani	termenul general de prescripție
Cerere de adeziune respinsă sau nefinalizată	3 ani	cât poate fi contestată hotărârea; cea admisă devine parte din dosarul de membru
Dosar de transfer de proprietate	permanent	proba din spatele schimbării de proprietar de pe certificat
Cerere de omologare a unui titlu	5 ani	cât poate fi contestat un titlu omologat
Comenzi de servicii	3 ani	urmările unei comenzi; dovezile de plată urmează rândul lor (10 ani)
Înscrieri la expoziții	3 ani de la expoziție	contestații, verificări, statistici
Dovezi de plată	10 ani	termenul legal de păstrare a documentelor financiare
Registru genealogic (DMF, pedigree, ascendență)	permanent	un certificat de origine trebuie să poată fi verificat oricând
Dosarul de sănătate (rezultate verificate, certificate scanate)	permanent, ca parte a evidenței de reproducție	dovada calității pe care se sprijină recomandarea de montă
Anunț de cuib (contactul publicat de crescător)	public cel mult 90 de zile, apoi se retrage; urma cererii rămâne în jurnal	e un anunț trecător, nu o evidență
Dosarul candidatului la arbitraj	pe durata formării + 10 ani de la autorizare	un arbitru trebuie să-și poată dovedi pregătirea
Contestații și hotărâri	10 ani	valoare de probă și de precedent
Adresa la buletin	până la dezabonare
Dovada acordului la buletin	3 ani de la retragere	cât poate fi contestată o comunicare primită
Cerere de abonare neconfirmată	48 de ore, apoi se șterge singură	fără confirmare nu există acord, deci nici temei de păstrare
Jurnalul de audit	5 ani	cât poate fi contestat un act emis
Adrese IP, jetoane de dispozitiv, numărători de încercări	30 de zile	expiră singure și nu se restaurează din copii
Fotografii de la evenimente	până la cererea de retragere	arhiva activității asociației

Copiile de siguranță sunt criptate și se rotesc. O dată ștearsă din sistem, o informație personală iese și din copii în cel mult 12 luni.

Cui ajung datele

O parte din date sunt publice prin însăși natura registrului: cartea de origini arată câinii cu certificat, cu numele crescătorului și afixul canisei — proprietarul rămâne mascat. Într-un anunț de cuib, contactul afișat e cel pe care crescătorul alege să-l facă public. În rest, nu vindem și nu închiriem date nimănui. Le văd doar:

• înăuntru: administratorul; registratorii (înscrieri, membri, dovezi de plată); lectorii Școlii — doar candidații repartizați lor; comisia de examinare — doar sesiunea ei;
• în afară, numai furnizorii de care are nevoie sistemul ca să funcționeze:

Furnizor	Pentru ce	Unde
Netlify	găzduirea site-ului și magaziile de date	SUA (clauze contractuale standard)
GitHub	codul și copiile de siguranță criptate	SUA (clauze contractuale standard)
Brevo	mesajele automate și buletinul	Uniunea Europeană
Zoho Mail	căsuța de e-mail a asociației	Uniunea Europeană
Vercel, Neon	aplicația „Exerciții de arbitraj”	Uniunea Europeană
Cloudflare	legătura sigură către managerul de expoziții, în ziua expoziției	SUA (clauze contractuale standard)
Anthropic	citirea certificatelor de origine ale părinților, la înregistrarea unui cuib	SUA (clauze contractuale standard)

Despre ultimul, pe larg, fiindcă e cel mai nou și cel mai ușor de înțeles greșit: la înregistrarea unui cuib, registratura poate cere citirea automată a celor două certificate de origine ale părinților, ca să nu transcrie cu mâna treizeci de poziții de ascendență. Pleacă doar acele două documente — nu dovada plății, nu datele cumpărătorilor, nu restul dosarului. Certificatele conțin, pe lângă date despre câini, numele proprietarilor, așa cum sunt tipărite pe act. Citirea se pornește de om, pe un dosar anume; nu rulează singură. Furnizorul nu folosește aceste documente pentru antrenarea modelelor sale. Rezultatul e o propunere afișată registratorului — nimic nu intră în registru fără hotărârea lui.

Datele mai pot ajunge la autorități, la cererea lor întemeiată legal, și — pentru titlurile acordate — la World Dog Federation, strict cât e necesar recunoașterii internaționale a acestora.

Cum apărăm datele

Accesul se face pe roluri, cu coduri personale; codurile nu se păstrează niciodată în clar. Operațiunile prin care datele ies din sistem cer un al doilea factor — un dispozitiv recunoscut. Materialele de studiu poartă filigran cu numele celui care le citește. Fiecare faptă importantă rămâne în jurnalul de audit. Copiile de siguranță sunt criptate cu o parolă pe care o deține doar asociația.

Fotografii de la evenimente

La expozițiile și evenimentele organizate sau găzduite de asociație se fac fotografii, care pot fi publicate pe site și pe paginile oficiale, pentru a documenta activitatea asociației. La intrare se afișează un anunț în acest sens.

Temei: interesul legitim al asociației de a-și documenta activitatea publică (art. 6 alin. 1 lit. f).

Dacă apari într-o fotografie publicată și nu dorești asta, scrie-ne la contact@cfc-royal.ro și o retragem — fără să-ți cerem motive și fără nicio urmare pentru tine. Nu publicăm fotografii în care un copil e subiectul principal fără acordul părintelui sau al tutorelui.

Drepturile tale

Ai dreptul să ceri accesul la datele tale, rectificarea lor, ștergerea, restricționarea prelucrării, portabilitatea și să te opui prelucrării întemeiate pe interes legitim. Când temeiul e consimțământul, îl poți retrage oricând, fără ca asta să afecteze ce s-a prelucrat până atunci.

O limită pe care ți-o spunem de la început: cartea de origini nu se poate șterge. Un certificat de origine eliberat produce efecte față de terți — cumpărători, crescători, alte organizații — iar ștergerea lui ar face imposibilă verificarea unui act care circulă în lume. Ce se poate face este rectificarea datelor greșite și restricționarea folosirii lor în alte scopuri.

Cererile se depun prin formularul privind datele personale sau la contact@cfc-royal.ro; îți răspundem în cel mult 30 de zile. Ca să nu dăm datele tale altcuiva, s-ar putea să-ți cerem o dovadă a identității înainte de a acționa.

Dacă socotești că ți-am încălcat drepturile, te poți adresa Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (anspdcp.ro) sau instanței.